Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl.§ 147 Abgabenordnung - AO).
Im Jahresabschluss ist ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung zu bilden.
Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31. Dezember 2009 folgende Unterlagen vernichtet werden:
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist
1. Bücher, Journale, Sachkonten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1999 oder früher erfolgt ist
2. Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1999 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
3. Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Eigenbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 1999
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die Buchhaltungsdaten einschließlich Organisationsunterlagen der betrieblichen EDV. Während des Aufbewahrungszeitraumes muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
1. Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2003 oder früher
2. Sonstige Dokumente (z.B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Angebote, Versand und Darlehensunterlagen, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2003 oder früher
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Bilanz usw. aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind; bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl.§§ 169, 170 AO).
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